KOMUNIKASI MELALUI TELEPON

Ditulis Oleh: Shofiatuz Zakkiya

A. Pengertian Hubungan Telepon

Hubungan telepon adalah hubungan komunikasi langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pesan atau informasi melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Hubungan komunikasi melalui telepon juga termasuk bentuk komunikasi tidak langsung antara komunikator dan komunikan, karena secara fisik keduanya tidak bertatap muka, tetapi melalui perantara suatu rangkaian elektronik yang bernama pesawat telepon.

B. Etika Penanganan Telepon

1. Etika Penanganan Telepon secara Umum

a. Pegang gagang pesawat telepon, dekatkan dengan telinga dan mulut agar suara Anda jelas terdengar dan suara yang Anda terima juga jelas.
b. Siapkan selalu alat tulis dan buku catatan (block note/spiral book) untuk mencatat pesan-pesan yang Anda terima.
c. Usahakan bunyi napas Anda teratur dengan baik.
d. Hindari menggunakan kata "halo" saat membuka percakapan.
e. Berusahalah menyimak baik-baik ketika penelepon berbicara.
f. Tanggapi dengan cepat maksud pembicaraan penelepon.
g. Berbicaralah dengan sikap menyenangkan dan hindari kata-kata yang dapat menyinggung perasaan.
h. Berbicaralah dengan tempo suara yang wajar, tidak terlalu keras, tidak terlalu cepat, dan tidak terlalu lambat.
i. Apabila Anda menelepon, Anda harus tahu dulu siapa orang yang akan Anda telepon, apa jabatannya, bekerja di perusahaan apa, dan di bagian apa sehingga pada saat telepon bersambung, Anda dapat menyebutkan nama, bagian, dan jabatan orang yang di tuju.
j. Hindari menggunakan telepon kantor untuk kepentingan pribadi.
k. Sebagai penutup percakapan, sebaiknya Anda tanyakan, "Ada lagi yang bisa saya banti, Pak/Bu?". Jika tidak ada, segera ucapkan terima kasih dan sampikan salam penutup.

2. Etika Berbicara ketika Melakukan Panggilan Telepon Keluar dan Menerima Panggilan Telepon Masuk

a. Etika berbicara ketika melakukan panggilan telepon keluar

1) Ucapkan salam (selamat pagi, siang, atau sore) begitu telepon diangkat oleh penerima telepon.
2) Setelah mengucapkan salam, sebutkan nama Anda dan perusahaan Anda, lalu utarakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju.
3) Apabila orang yang dicari sedang sibuk atau tidak ada di tempat, dan Anda disarankan untuk menghubungi kembali, segera ucapkan terima kasih bahwa Anda akan menghubungi lagi beberapa saat kemudian.

b. Etika berbicara ketika menerima panggilan telepon masuk

1) Ucapkan salam (selamat pagi, siang, atau sore), begitu Anda mengangkat gagang telepon.
2) Jika penelepon menjawab dan menanyakan "Apakah bisa bicara dengan Bapak/Ibu... (nama)?", sebelum menjawab keberadaan pihak yang di cari, sebaiknya Anda tanyakan terlebih dahulu, siapa nama penelepon tersebut dan dari perusahaan/instansi mana, serta apa keperluannya.
3) Setelah penelepon menyampaikan identitas diri, perusahaannya, dan keperluannya, mintalah waktu untuk menyambungkan dengan atasan Anda.
4) Berbicara di pesawat telepon harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara Anda.
5) Simak semua pembicaraan dengan seksama dan penuh perhatian, serta jangan sekali-sekali memotong pembicaraan.
6) Hindari penggunaan kata "apa" atau "hah" apabila kata-kata penelepon kurang jelas karena terkesan kurang sopan.

(Sumber : Buku Paket Korespondensi , Hal : 25 Penerbit : Penerbit Erlangga, Penyusun : Sri Endang R., Sri Mulyani, dan Suyetty, Percetakan : PT Gelora Aksara Pratama)