Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

Nama : shofiyatuz Zakkiah
Kelas  : XI OTKP 3

A. Pengertian dan Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

1. Pengertian administrasi sarana dan prasarana kantor dan sarana prasarana pendidikan

Menurut KBBI, sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).
Secara etimologis (bahasa) prasarana berarti alat yang secara tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pendidikan. Misalnya: lokasi/tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga, uang dan sebagainya. Sedangkan sarana berarti alat yang secara langsung untuk mencapai tujuan pendidikan. Misalnya ruang, buku, perpustakaan, laboratorium, dan sebagainya.

2. Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana

Tujuan penyediaan sarana dan prasarana di dalam kantor adalah sebagai berikut.
a. Menyiapkan data dan informasi dalam rangka menentukan dan menyusun rencana kebutuhan barang.
b. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman dalam pengadaan barang.
c. Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman dalam penyaluran barang.
d. Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (misalnya, barang sudah tua, barang rusak atau barang lebih) sebagai dasar penambahan atau pun pengurangan barang.
e. Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang.
f. Memberikan data dan informasi dalam rangka pengontrolan dan pengevaluasian sarana dan prasarana dalam sebuah instansi tersebut.

3. Ruang lingkup administrasi sarana dan prasarana

Pelaksanaan administrasi perencanaan pengadaan (planning programming) harus melalui tahapan seperti berikut.
a. Perencanaan pengadaan (planning programing)
Perencanaan pengadaan adalah pengerapan secara sistematik daripada pengetahuan yang tepat guna mengontrol dab menentukan arah kecenderungan perubahan menuju pada tujuan yang telah di tetapkan. Dua fungsi pokok perencanaan, yaitu:
1) Mengontrol setiap langkah kegiatan pekerjaan.
2) Bila terjadi kendala atau hambatan maka rencana yang telah ditetapjan dapat digunakan untuk memberi arah perubahan seperlunya.
b. Prakualifikasi rekanan
Rekanan yang mengikuti tender adalah rekanan yang terpercaya saja (mengetahuinya dengan melakukan kegiatan prakualifikasi)
c. Pengadaan barang
Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan barang/jasa/benda bagi keperluan pelaksanaan tugas.
d. Penyimpanan
Penyimpanan yaitu menampung hasil pengadaan barang demi keamanan baik yang belum atau akan didistribusikan.
e. Inventarisasi
Inventaris merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar barang atau bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku.
f. Penyaluran
Penyaluran merupakan kegiaran yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab darj instansi atau pemegang yang satu pada yang lain.
g. Pemeliharaan
Agar setiap barang yang kita miliki dapat berfungsi dan digunakan secara lancar tanpa banyak menimbulkan/gangguan maka barang tersebut harus dirawat secara baik dan continue untuk menghindarkan adanya unsur peganggu.
h. Rehabilitasi
Rehabilitasi merupakan kegiatan untuk memperbaiki barang dari kerusakan dengan tambal sulam atau penggantian suku cadang agar barang tersebut dapat dipergunakan lagi sehingga punya daya yang lebih lama.
i. Penghapusan
Bila besarnya biaya rehab suatu barang inventaris tidak sesuai dengan pakainya, maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan disingkirkan dari daftar inventaris negara berdasar pengaturan UU yang berlaku.
j. Pengendalian
Seluruh kegiatan di atas tidak dapat berjalan sendiri tanpa kendalu. Sebav seluruh kegiatan pengelolaan tersebut harus selalu kompak, serempak dan terpadu.

Sumber : Buku Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana kelas XI (paket & lks)
Penerbit : CV Putra Nugraha (lks)
                  Dwi Kurniawan (paket)
Tahun penerbit : Juni 2018 (lks)