Macam Macam Peralatan Kearsipan dan Cara Penggunaanya

Ditulis Oleh: Rahmat Agung Riadi 

1.  Filling cabinet

merupakan lemari arsip yang terdiri atas beberapa laci.

Berikut adalah tata cara penggunaan filing cabinet

A. Tentukan laci mana yang akan digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip

B. Bukalah laci filing cabinet dengan kunci

C. Tariklah laci tersebut dengan hati hati

D. Carilah posisi hanging folder tempat arsip akan disimpan

E. Letakkan atau ambil arsip yang diinginkan

F. Tutup kembali laci dengan rapat lalu kunci

2. Rotary filing system (alat penyimpanan berputar)

Rotary filing system adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsipnya dilakukan secara berputar

Cara menggunakan rotary filing system adalah sebagai berikut

A. Arsip disimpan dalam ordner terlebih dahulu dan setiap ordner yang diberi kode sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan

B. Ordner disusun didalam rotary dengan posisi ordner yang ada kodenya berada pada posisi tampak depan

C. Ordner disusun secara lateral

D. Tutup lemari rotary dengan rapat

3. Lemari arsip

Cara penggunaan lemari arsip

A. Buka lemari arsip

B. Tempatkan cari arsip pada ordner sesuai dengan sistem

C. Susun ordner dilemari arsuo secara lateral dengan posisi

D. Tutup kembali lemari arsip jika sudah selesai menempatkan atau mencari arsip

E. Kunci lemari arsip

4. Rak arsip

Cara menggunakan rak arsip adalah sebagai berikut

A. Arsip disimpan terlebih dahulu didalam boks atau kotak arsip

B. Boks arsip disimpan dirak arsip dengan posisi kode boks adq dibagian depan

C. Boks arsip disusun berurutan secara lateral

5. Map arsip

Cara penggunaan map folio adalah sebagai berikut

1. Buka map dan daun penutup yang ada pada setiap sisi map

2. Tempatkan arsip bagian map yang memiliki penutup

3. Tutup kembali bagian daun penutup map.

4. Jika jumlah arsip banyak dan bersifat inaktif ikat map dengan tali agar arsip tidak mudah lepas dari map

6. Guide

Guide terdiri atas dua bagian yaitu

A.tab guide

B. Badan guide

7. Ordner

Cara penggunaan ordner

A. Lubangi arsip yang akan disimpan

B.buka ordner dan penjitnya dengan menekan kunci

C. Geser kunci penjepit kertas ke bagian kiri

8. Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukan isi stapler berbentuk huruf u yang terlipat dibagian bawah kertas jika panjang kedua ujung staples melebihi tebal kertas.

9. Perforator

adalah alat yang digunakan untuk melubangi kertas/kartu.

10. Numerator

Numerator adalah alat yang digunakan untuk membubuhkan angka atau nomor pada lembaran dokumen.

11. Kontak

Kotak merupakan wadah yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.

12 . Alat sortir

Alat sortir merupakan alat yang digunakan untuk memisahkan surat atau warkat yang diterima diproses dikirimkan kemudian disimpan kedalam forder masing masing.

13. Label

Label merupakan alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder.

14. Tickler file

Tickler file adalah kotak yang terbuat dari kayu atau besi untuk menyimpan arsip berbentuk atau lembaran yang berkukuran kecil seperti lembar pinjam arsip atau kartu kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

15. Cardex (card index cabinet)

Cardex merupakan alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci laci yang dapat ditarik secara memanjang.

16. Rak kartu

Berbeda dengan rak arsip yang sifatnya terbuka rak kartu terdiri atas deretan laci yang disususun secara teratur dalam rak.

17. Alat penyimpanan khusus

Alat penyimpanan khusus merupakan alat yang dugunakan untuk menyimpan arsip dalam nonlembar misalnya data dan file komputer.

(Sumber: Kearsipan, Hal: 43-56, Penerbit: Penerbit Erlangga, Penulis: Sri Endang R., Sri Mulyani, dan Suyetty, Percetakan: PT Gelora Aksara Pratama)